O departamento de contabilidade da sua empresa é a força motriz por trás de todas as decisões. Qualquer escolha que você fizer com relação a estoque, folha de pagamento, riscos ou relatórios voltam para seus livros.
Naturalmente, é uma área de negócios pronta para otimização, e até mesmo empresas menores podem aumentar sua eficiência com os ajustes certos em suas operações de contabilidade e escrituração.
1. Desenvolva um orçamento detalhado
Naturalmente, você precisa de registros detalhados de todas as despesas comerciais e com que tipo de financiamento está trabalhando. Você pode se surpreender com a quantidade de proprietários de pequenas empresas que iniciam esse processo sem colocar tudo no papel. Coloque seu orçamento no papel e comece a vasculhar os detalhes, procurando oportunidades de redução de custos em suas operações de manutenção de registros, folha de pagamento ou vendas.
2. Escolha o método de contabilidade correto
As pequenas empresas precisam escolher entre o método de caixa e a contabilidade de competência logo no início. A contabilidade de caixa é mais fácil, mas difícil de sustentar em um determinado ponto do crescimento da empresa. Certifique-se de compreender as vantagens de cada opção e como você pode fazer a transição de uma para a outra com eficácia.
3.Separe despesas comerciais e pessoais
A maior parte da contabilidade para pequenas empresas envolve mergulhar em contas pessoais para cobrir os custos do negócio, mas tenha cuidado ao fazer disso um hábito. É uma boa prática manter as despesas pessoais e comerciais separadas para uma declaração de impostos adequada e responsabilidade legal. E se isso não for possível, pelo menos documente todas as contribuições pessoais minuciosamente para que você tenha registros precisos da declaração de imposto de renda de sua empresa.
4. Observe as contas a receber como um falcão
Suas contas a receber informam sobre o desempenho do cliente, comportamento e tendências de pagamento de longo prazo. Execute um relatório de vencimento de contas a receber regularmente e preste atenção a quaisquer discrepâncias em como seus clientes fazem pagamentos.
5. Acompanhamento de faturas
Munido com seu relatório de envelhecimento de contas a receber, você será capaz de ver quais clientes são os melhores em fazer os pagamentos no prazo e quais estão cronicamente atrasados. Observe seus clientes com baixo desempenho e entre em contato com eles para confirmar as faturas. Só porque você emitiu uma fatura, não significa que será paga – e seus dados financeiros podem dizer quais clientes precisam de mais atenção prática.
6. Domine seu software de contabilidade
Poucas empresas pequenas gerenciam seus livros manualmente. O software de contabilidade é o nome do jogo hoje em dia, agilizando a entrada de dados, relatórios e análises. Mas nem todo software resolverá o problema. Você precisará conhecer os meandros da plataforma, incluindo como vinculá-la às suas contas, como configurar alertas automatizados para relatórios, categorizar dados financeiros e muito mais. Esta é uma das melhorias que você fará em seus fluxos de trabalho de contabilidade.
7. Configure um cronograma para reconciliações bancárias
As reconciliações bancárias mostram a semelhança entre seus extratos bancários e seus próprios registros contábeis. Esta é uma parte importante para entender o fluxo de caixa da sua empresa e quanto capital líquido está disponível para você em qualquer ponto. É recomendável que você execute este relatório pelo menos uma vez por mês, embora empresas diferentes precisem definir suas próprias programações de relatórios.
8. Estabeleça metas financeiras claras
A gestão financeira é como qualquer outro aspecto da sua empresa – você precisa de metas para se manter no caminho certo. Elabore métricas que ofereçam insights sobre o desempenho, como fluxo de caixa, eficiência do trabalho ou lucros mínimos mensais. Estabeleça esses pontos de referência com antecedência e mantenha registros detalhados sobre como eles são cumpridos.
9. Esteja pronto para a temporada de impostos
Se sua empresa está apenas começando, provavelmente você ainda está se acostumando a preparar seus livros de negócios para cada temporada de impostos. Naturalmente, você vai querer pisar com leveza, aqui. As responsabilidades e expectativas fiscais são bastante diferentes para empresas e pessoas físicas e, dependendo de como sua empresa está estruturada (sociedade limitada, parceria geral, etc.), suas necessidades fiscais mudarão.
10. Fique atento a mudanças nos regulamentos
A sua empresa está preparada para lidar com as mudanças nas regulamentações estabelecidas pela Receita Federal? As práticas contábeis evoluem ao longo dos anos e se você deseja que sua empresa permaneça em conformidade com todas as diretrizes dos órgãos responsáveis, você precisará acompanhar o ritmo. Essa é uma meta contínua para a maioria das pequenas empresas, mas é crucial para seu sucesso de longo prazo.
11. Considere a política de crédito do cliente
É uma prática comum para as empresas estenderem linhas de crédito a clientes confiáveis (principalmente quando há relacionamentos pessoais envolvidos), mas tome cuidado para não ser generoso demais aqui. O crédito do cliente pode rapidamente evoluir para dívidas inadimplentes. Se você está oferecendo aos seus clientes essa flexibilidade, dê uma olhada em seu processo de seleção de crédito e certifique-se de que está confiando nas pessoas certas.
12. Considere terceirizar certas tarefas
As dicas acima podem ajudar os proprietários de empresas a gerenciar seus livros – mas por que gerenciar tudo sozinho? Os serviços terceirizados de contabilidade estão se tornando viáveis para pequenas empresas de todos os tamanhos. Se você identificou ineficiências contábeis que não pode gerenciar (como saber analisar relatórios financeiros), é possível terceirizar essas tarefas para especialistas que podem orientá-lo nos detalhes.
Dicas de contabilidade para pequenas empresas
Esta é apenas uma visão geral das diferentes maneiras que os proprietários de pequenas empresas podem otimizar seus processos de contabilidade e escrituração, e não é de forma alguma o limite. Com os especialistas financeiros certos ao seu lado, você descobrirá que até mesmo seus processos de contabilidade podem ser atualizados de algumas maneiras novas e interessantes.
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